ほぼ日手帳のデイリーをどう使うか（２）
ほぼ日手帳のデイリーは、何故かスケジュールの時間軸が狭いです。これは元々オリジナルが文庫本サイズだったので、その名残りでは無いかと思うのですが、仕事で一日の予定や記録を取るにはあまりに狭いので、使いづらい面があります。
せめて、30分くらいに分割できないのか。この点ではEdit手帳やフランクリン・プランナー・オーガナイザーの方が使いやすいです。
そこで、色々考えたのですが、一番簡単で手間いらずなのが、
スケジュール用のスタンプ
を押すことでした。
検索してみると、さすがにユーザーが多いほぼ日手帳ですので、色々ありましたが、お世話になったのが、OSANPO Shoppingのお店です。
このサイトでは、ほぼ日手帳用のスタンプをいくつか販売されてますが、私が選んだのは、6mm幅で6時からスタートするタイプのスタンプです。
これをページの上から押すと、午前６時から午後５時、午後6時から午前5時までのスケジュールが書けるようになります。
スタンプのインク台は、黒ではあまりに事務的なので、リッチココア（茶色）を選択しました。
そして、本日取り組むべき課題のToDo用のスタンプも購入しました。
ToDo用のスタンプ
このスタンプは親子になっていて、当日の課題が複数のToDoで構成されている場合に書きやすくなります。また、日付欄は不要だったので削りました。
このスタンプでは、最大６個くらいしかToDoが書けません。
システム手帳の使い始めの頃は、ToDoを沢山書いてしまって、それを書き写すのが大変な作業になって失敗しました。
沢山のToDoをどんどんこなしていくと、それだけで仕事をしているように勘違いしてしまいます。
フランクリン・プランナー・オーガナイザーでも、毎日ToDoを書く必要があるのですが、これが結構大変な作業になります。
ほぼ日手帳は、デイリーとウィークリーのページがありますので、分散させることができます。また、ToDo自体はGTDの手法とOmniFocusでデジタルでも管理しています。
その話は、長くなりますので（笑）、また後日書きたいと思います。とにかく、
当日の課題は、最大で10くらいに絞る
というのが、私のお勧めです。私の場合は５つくらいに絞ります。
一日8時間の間にできることは、案外少ないものです。飛び込み業務もあれば、予想とは全く違う展開になることもあります。また、GTDの考え方ですが、2分以内に完了することは、いちいちToDoにせずに、その場で終わらせます。
できないことを目標にすると、一日の最期にできなかったと記録するので疲れます。決めたことは確実に実行できるようにすることが大事です。
人と約束をして裏切れば、あなたの信用は落ちます。自分で決めたことは自分との約束です。これを破ってしまうと、自分自身が信用できなくなり、だんだん投げやりになっていきます。
自分との約束を破らない
というのが、七つの習慣にもある重要なメッセージです。
朝イメージしたことをモーニングメッセージとして記録して、確実にできることのみを課題にします。
仕事終わりには、朝イメージした通りに「出来た！」という喜びと安心を記録していくとデイリーは長続きします。
逆に出来なかったときは、なぜできなかったのかを書いていきます。これも、どう分析すれば良いのか、参考にする本を読んだのですが、一番仕事に厳しかったのが、この本です。
この本には、仕事が上手く行かなかったときに、どのように分析して仕事を進めていくのか、PDCAを回すのかという実践論を自分の会社で実施した結果が記載されているので、説得力があります。
PDCAは、Plan（計画）Do（実行）Check（チェック）Action（次の行動）の略で、これを出来るだけ速く回していくことで、短時間に人の何倍もの仕事をこなせるという実践方法が説明されています。
私の場合は、そこまで精緻に分析する必要は無いと思いましたが、仕事はどれだけ時間を掛けて、どれだけの成果を得られたかという自己分析が必要という点は参考になりました。
その他、ソフトバンクの孫社長に学んだというPDCAを回す仕事術の本も、参考になりました。こちらは、結果が見えにくい現代では、できるだけ速く、同時に、どの方法が良いのかを、検証を行ない、数値的に判断することの重要性が説かれています。
ソフトバンクがYahoo！BBをスタートした際に、どう営業すればよいのかを検証した話があって、今まで誰も取り組んだことの無い新たな課題を解決する際には、必要な考え方だなと感じさせられました。
孫社長のむちゃぶりをすべて解決してきた すごいPDCA―――終わらない仕事がすっきり片づく超スピード仕事術
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そこで、簡単ですが、当日の課題のToDo欄にスピードと結果のチェック欄を設けて記録するようにしました。
記入例は、また次回ご紹介します。
ほぼ日手帳のデイリーをどう使うか（１）
デイリーは日記帳的な使い方？
ほぼ日手帳カズンavecをビジネス手帳として使うと、どうしても日記帳的な使い方になります。持ち運び用には向いてません。私も持ち運び用は能率手帳のBindexmini5手帳を名刺入れと緊急メモ用に別に持ってます。システム手帳としては、シャツのポケットにも入る最小のもので、小さいのに４〜5千円したと記憶してますが、もう現在はリフィルしか販売していないようで残念です。
これは仕事にもよると思いますが、私の場合はデスクワークが多いのでA5見開き2ページが使いやすいです。
デイリーには書くことが無い？
良く、デイリーを買ったのは良いけど、書くことが無くて挫折したという話を聞きますが、私もそうでした。フランクリン・プランナーに出会ってからは、デイリーが続き、ウィークリーに変えて、またデイリーに戻るを繰り返してました。
ライフログとして残したいわけでも無く、その日の仕事の前に頭の中を整理したいだけでしたが、単に毎日タスクとスケジュールを書くのに疲れてきました。
そこで、頭の中を整理するために色んな本を読んでみました。最近はAmazonプライムやキャリアでも定額読み放題のプランがあるので、色んな本に出会える機会が増えました。そのなかにおすすめの本があります。
で、詳細はこの本を 読んでいただくとして、そのなかに
「朝、言葉をアウトプットする」「人目をはばからず書く言葉は自分の内面を見える化することができる」という事が書かれていまして、とにかく今の気持ちを書いてみることにしました。モーニング・ページと言われているものです。
これを書くことで、朝思っていたことが夕方までにどれだけ実現するのか、が分かるようになりました。結局、朝イメージしたことが夕方実現できていることの積み重ねが日々を良くしていくからです。
もちろん、飛び込み仕事ばかりで何もできない日もあります。そういう時は何故飛び込み仕事が増えるのか、どうすれば減らせるかを考えて、目標にする必要があります。
と、言うわけで、ほぼ日手帳のデイリーの上部に「飛び込み業務」のToDoリストとモーニング・ページの領域を作りました。概略、こんな感じで分けてます。
ほぼ日デイリーのスケジュール目盛りは狭すぎるので、目盛りの広いスケジュール用のスタンプで打ち替えることにしました。ただ、線を引くときの目安になります（笑）し、休みの日は写真を貼ったりするので、そのままの目盛りで使ってます。
私の場合は、10時と23時に線を入れてます。ボールペンは緑色で、ほぼ日のアースカラーに合うようにしてます。
今日取り組むべき課題のところも、ToDo用のスタンプを作って押してます。
スタンプは次回、ご紹介します。
ほぼ日手帳カズンがビジネス手帳に向いている理由
元々、フランクリン手帳を使ってましたので、iPadアプリからデジアナ管理をするために、手帳に戻ってきたときは、フランクリン・オーガナイザーを使ってました。
ただ、フランクリン・オーガナイザーには私にとって使いにくい点がありました。それは、
オーガナイザーでは、週単位の計画が立てにくい
ことです。
フランクリンプランナーは、七つの習慣を実践するためのツールでもあります。
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七つの習慣は、一時流行語にもなった、WIn-Winの考え方を示した本でもあります。私は七つの習慣には興味が無く、最初読んでもピンと来なかったのですが、７つの習慣最優先事項、この本を読んで実践した後に素晴らしい本だと思うようになりました。
- 作者: スティーブン・R.コヴィー,レベッカ・R.メリル,A.ロジャーメリル,Stephen R. Covey,Rebecca R. Merrill,A.Roger Merrill,宮崎伸治
- 出版社/メーカー: キングベアー出版
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これは、今は完訳本がでているようです。
当時、仕事は一番重要な課題を任せられたところで、家庭は子供がまだ小さくて、妻が病気になり、仕事中にもしょっちゅう電話が掛かり、休んで対応すると仕事はどんどん遅れていき、一時的にパニック状態になってました。
そんなときに、この最優先事項を読んで、すぐにフランクリン・プランナーを購入し、一日を整理していくと、段々と何を優先したら良いのか、頭の中が整理されてきました。
特に、緊急中毒になっていないかという問いは私の急所を突かれたような気持ちでした。確かに忙しいことを大変だと言いながら、どこか無意識に求めてるようなところがありました。それが自分の修正すべき点だと分かりました。
フランクリン・プランナーでは、簡単に言うと人生のミッションを決めて、それを年単位、月単位、週単位、日単位に落としていくという考え方です。
特に週単位を重要視しており、週間コンパスという栞を毎日目に付くようにしておくことで、忘れないようにするという工夫がされてます。
プランナーは、デイリーとウィークリーがあり、週単位で計画と実績を管理するときはウィークリー、日単位で管理するときはデイリーを選択します。
フランクリン・プランナー・オーガナイザーは、綴じ手帳なので、基本、デイリーで構成されてます。本家の紹介ページに詳細があります。
仕事の計画は私の部署では、月間工程で進められてますので、ウィークリーが一番見通しが良くなります。しかしウィークリーは、オーガナイザーでは週間タスクしか書けません。できた、できないの管理は月単位で充分なのです。今週何曜日までに何をするか、それができたのか、進捗はどうなのか、何を見直せば良いのかを一目で分かるように曜日別に書きたいわけです。
そして、その計画が、日々どうだったのか、何が原因で今週は進まなかったのかを日次に落としてチェックしてます。それが簡単に解決できない原因であれば、第二領域（緊急では無いが重要なこと）にカテゴリして、長期的な視点で管理していきます。
ほぼ日手帳カズンは、年間計画、月間計画、週間計画、日次計画を全て書く場所があり、デイリーでありながらウィークリーも付いてます。さすがにそうなると分厚くなるので、半年単位で分けたavec版があります。
本家ほぼ日の解説ページはこちらです。
これが、ほぼ日手帳カズンavecを選択した理由です。フランクリン・オーガナイザーもウィークリーを付ける点は同じ考え方にならないかなと期待してます。
ただし、ほぼ日のデイリーもウィークリーもカスタマイズして使ってます。あと、自分が使いやすいように、罫線を引いたり、スタンプを押したり、メモプリを貼ったりして、バレットジャーナル風に使ってますので、グラフ用紙のように格子状のマス目がある点が使いやすいと思います。
次回は、バレットジャーナル風の私の書き方をご紹介します。
メモプリでデジアナ管理を
なんだか、どんどんほぼ日手帳から離れて行ってる気がしますが(笑）、思いつくままに書いてますので、許して下さい。
最初は、手帳をスキャナで取込み、PDFにしてテキスト追加したりしてましたが、手間が掛かります。それでいろいろ考えて、気付きました。
全部、デジタルにする必要は無いんだ
元々、システム手帳からiPadのアプリに変更した理由は、システム手帳がデイリーで重かったことと、前に引っ越しの際に保管箱ごと古い手帳を紛失し、数年分の記録や何年も記録し続けていたリフィルが無くなり、消えてしまったからです。これは昔の写真アルバムを無くしたときと同じくらいショックでした。
それで、全部デジタル管理すれば、クラウドには残るというバックアップ的なことも考えていました。しかし、前に書いたようにiPadのみの管理は返って非効率な面があることが分かりました。
システム手帳だとリフィルを外さなければ、スキャンしにくいので、一時フランクリン・オーガナイザーに変更しました。ここで初めて綴じ手帳を使うようになりました。
スキャンして残すなら、iPadで確認できるのでシステム手帳である必要が無いですし、綴じ手帳はスキャンしやすかったからです。
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でも全ページのスキャナは大変でした。デイリーを1ヶ月分スキャンして、検索テキストを入力するために、土日で半日くらい潰してました。そこで、 昔フランクリンプランナーでその日の出来事をインデックスにしていたことを思いだし、
その日の出来事のインデックスと重要なページのみデジタルで残すことにしました。
で、やっとメモプリでデジタルとアナログ管理を繋ぐ話ですが(笑）、インデックスを付箋に印刷して手帳に貼れるものはないかなと探していたら、ありました。カシオのメモプリです。
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メモプリはラベルライターなのですが、テープが貼ったりはがしたりできる接着剤を使っていて、付箋みたいに使えます。これでiPadからWiFiで印刷して、手帳に貼ったり、はがしたりできます。
でも、WiFiじゃなくてBluetoothを選ぶべきでした。WiFiモードになると、メモプリはWiFiルータみたいな動作をするため、iPadのモバイル通信より先にWiFi通信が優先され、インターネット検索する度にメモプリの電源を落とす必要があったからです。
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で、メモプリはWindowsでもiOSからでもAndroidでも専用アプリで印刷できます。これで手帳のその日にあった重要なことを専用アプリに入力し、印刷して手帳に貼ります。それだけではアナログ管理になってしまうので、メモプリへの入力内容をコピー＆ペーストして、iCloudのカレンダーに貼り付けます。
私の場合は、iPadにBluetoothキーボードで入力してますので、スムーズです。
そうすると、カレンダーでその日にあったことをiPhoneでもiPadでも検索可能になりますし、汚い字の私でも付箋テープは読みやすい印刷文字で残りますので、手帳を見てもすぐに探せます。Androidの方はGoogleカレンダーで同じ事ができると思います。
細かい出来事は、手帳を見て確認します。アナログ手帳の情報量の多さは半端ないです。
沢山文字を書くとテープがもったいないので、記号で工夫してます。
例えば、○○を購入、入荷の場合は ↓ を付けて、支払や出荷の記録は ↑ を付けると矢印検索で過去の購入品一覧が出てきます。例えば、iPhone購入↓ 等としておくと、更新時期を後で簡単に検索できます。
で、ほぼ日手帳の場合は「お言葉欄」は一度読むとスペースが無駄なので、お言葉の上からテープを貼ります。（ほぼ日のご担当の方、すいません。ちゃんと読んでますよ）でも、もういちど読みたいときは、はがせますし、ほぼ日手帳の薄い紙をカバーしてめくりやすくなります。厚みは思ったほど出ませんから問題無く使えます。
でも、毎日メモプリアプリで入力した文字をコピー＆ペーストして、カレンダーに貼るのが面倒になりました。
そこで自動化できないかとAppStoreを探したところ、良さげなものがありました。
このアプリを使うと、メモプリアプリでコピー&ペーストした内容を自動的に当日のカレンダーに貼るワークフローを作れます。カテゴリーや日付を指定して貼ることもできます。しかも起動はトップ画面で右スワイプして表示される「今日」の中にウィジェットとして登録できます。
ワークフローをウィジェットに登録すれば、「今日」を表示して作成したワークフローをタップするだけでコピー＆ペーストしたテキストをカレンダーに貼れます。
もう一年近くメモプリとの連携で、うまく運用できてますので、お勧めできると思います。
カレンダーで検索して、詳細はアナログ手帳を見る。それが、今のところの自分なりの効率的なデジアナ管理の結論です。
で、次回でなぜほぼ日手帳カズンにしたのかの話にやっと戻ります。最初にそれを書く予定だったのに（笑）
アナログとデジタルの手帳の使い分け
iPad上のアプリで全部紙の手帳を置き換えようとしていた私は、それも無駄な作業である事が分かってきました。
人によってやりたいことが違うとは思いますが、それではデジタルの良さとは何でしょうか？ デジタルの良さは、何と言っても、
検索ができること
につきると思います。フランクリンプランナーで10年以上、まめに月のインデックスを作ってきましたが、いつ何があったのかは直ぐには取り出せません。
紙の手帳で、年単位、月単位でインデックスを作って記録するのは、相当な労力が必要です。まさに「手帳を作るために手帳に使われている」感じになります。
逆に、アナログの良さとは何でしょうか？ アナログな紙の手帳の良さは何と言っても
複数の紙を同時に、比較して見られること
にあると思います。複数の紙を並べて検討することは、デジタルではマルチ画面を要求されますが、紙なら簡単です。
自分の人生の目標を決めて、年間計画〜月間計画〜週間計画〜日次計画と落としていくと、デジタルではどうしても比較がしにくいし、できてもかえって非効率です。
それに紙の方が記憶に残りやすいところがあります。ちょっとした落書きやメモや印が紙の手帳では、後からみると大きな意味を持っていたりします。
紙の手帳なら、わざわざAppleペンシルやsu-penを持ち出さなくても、手近なペンで簡単に記録できます。
それでは、アナログな紙の手帳の検索をどのようにデジタルで実現すれば良いでしょうか。
キングジムのショットノートや、コクヨのCamiAppのスマホアプリのカメラ入力で取り込んだり、スキャナで取り込んでPDFに変換したりしたのですが、結構手間がかかります。
CamiAppやショットノートは、メモ用途では使いやすいと思いますが、手帳用途には向いていないと感じました。
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スキャナ取込みは、そのまま取り込むだけなら良いのですが、1ヶ月分の手帳をスキャンして、検索用のインデックスをテキストで書き込んだりしてると、やはり相当な時間がかかります。
ここでも、「手帳を作るために手帳に使われている」 状態になります。
では、どうすれば良いのでしょうか。
色々試して、現在も続いているのは、当日分の手帳検索用インデックスのみを作ることでした。 そのためには、デジタルとアナログの両方で使える必要があります。
最終的に私が選んだのは、メモプリでした。
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では、どのようにしてメモプリで検索ができるようにしたのでしょうか。
そこにまたひとつ工夫が必要でした。
iPadを電子手帳として使う限界
iPadで電子手帳にして、フランクリンプランナーから置き換えられると確信していました。実際に2年くらいは使ってました。でもiPadでの運用にも限界があったのです。
まず、スマホ老眼が進みました（笑）
これは本当に最初は、この眼の不調は何だろうと思ってましたが、iPadを使ってからなので、間違いありません。当時はスマホ老眼という言葉も無く、悩みましたがずっと近距離で注視していると目の筋肉が、その距離で固定化される感じになります。
結局、ノートパソコンと同じくらいの距離で離して見ることで解決しました。
そのための置き台を置いたり、Bluetoothキーボードを使ったり工夫しました。
電子手帳は、手書きとテキストの混在がまだ難しい
手書きは当時はまだAppleペンシルが無かったので、アプリはi手帳とメモはmetamoji noteで、ペンはsu-penを使ってました。metamoji noteは本当に良く出来たアプリで、ATOKや一太郎を世に産みだしたジャストシステムの浮川元社長が作られてます。
手書きで書いて、後からテキストにできるその仕組みは素晴らしいものでした。
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ただ、それでもテキスト変換に多くの時間を費やす必要がありました。
紙は検索ができないので、電子手帳にチャレンジしたのに、これでは意味がありませんでした。結局2年ほどで、フランクリンオーガナイザーに戻りました。
iPadは1画面しか使えないが、紙はマルチ画面(笑）
最新のiPadは2画面にもできるようですが、紙のように複数の画面を並べて表示することはできません。結局紙の手帳を開けば、そこは2画面のタブレットがあるのと同じでそれを見ながらiPadを使う方が効率的だと、今更ながら気付きました。
現在ではiPadは、主にタスク管理用に使ってます。
結局、手帳の全てを電子化する必要は無い、返って非効率になることがあるとやっと分かりました。
何故ほぼ日手帳か
実は、前はほぼ日手帳には全く興味がありませんでした。
システム手帳を長年愛用していた私は、綴じ手帳自体に興味が無かったのです。
自分の好きなようにページを構成できて、カスタマイズもできるシステム手帳が自分には便利でした。
ノックスブレインやクレージュの皮手帳に憧れ、パソコンで自分の専用リフィルを作成し、何冊も使い潰して来ました。
そのうちに、あるきっかけでフランクリンプランナーにはまり、それから10年以上は使い続けてきました。フランクリンは人生の目標を定めるのには最適なツールでした。
しかしある日、辞典のように揃ったフランクリンのリフィルを見て、全く読み返していないことに気付きました。あんなに一生懸命に記録したのに、いつ何があったかを探すのも大変です。見出しは作っていましたが、紙の手帳は全く検索性がなかったのです。
iPhoneは初代３Gから買い求めて、使ってましたので、iPad２でやっと手帳の代わりになるものが出てきたと思い、フランクリンを離れてiPadを購入し、i手帳などのアプリやmetamojiで手書き文字をテキスト化して、検索可能な電子手帳にしていました。システム手帳と重さが変わらなかったこともポイントでした。
